Article réalisé sur le retour d’expérience de plus de 350 chantiers par les équipes Delta Partners
Le Lean construction, une démarche où utiliser les outils et comprendre leurs enjeux constitue la première étape pour initier son implémentation dans un chantier ou une entreprise. La manière dont il est mis en œuvre est ensuite essentielle pour assurer son efficacité. A cet égard, le partage et l’amélioration des bonnes pratiques contribuant à ce bon fonctionnement est une philosophie incontournable du Lean dont la mise en œuvre ne saurait se réduire à une utilisation systématique d’outils. Ce dernier cas serait par ailleurs symptomatique de dérive de ces premiers fondements.
l’iceberg du Lean Construction
Forts de cet adage, et après avoir consacré un premier volet sur les supports et les enjeux de la planification hebdomadaire collaborative, attardons nous, du point de vue du pilote, sur les bonnes pratiques à associer à cette routine.
Autrement dit, comment animer efficacement et améliorer cette démarche Lean Construction.
J-1 avant la routine, lever les prérequis
Lors d’une réunion de chantier, pour orienter une action/décision vers la meilleure direction commune, il faut être capable d’analyse, de synthèse, et de réaction adaptée aux circonstances. Pour cela, il faut être prêt sur plusieurs aspects : connaître son projet d’un point de vue technique et fonctionnel, anticiper les problématiques et leurs solutions, avoir lancé des démarches auprès de certains acteurs du projet, posséder ou connaitre des échéances de réponses et savoir mesurer l’impact des aléas.
En somme cela implique d’avoir préparé son sujet : ordres du jour, éléments de réponses et plan d’actions.
Le rôle du pilotage de projet, c’est d’être prêt pour agir et réagir au bon moment.
A son niveau, la planification hebdomadaire n’y échappe pas. Un jour avant l’échéance de la planification, l’animateur devra donc se pencher sur :
- Le matériel : Post-it en nombre suffisant ? Aussi évident qu’essentiel. Sans ça, pas de planification possible.
- Le chantier : Lieu où tout se passe, le chantier est le terrain de jeu du pilote. Le “tour de chantier” est l’étape indispensable pour une prise d’informations de l’avancement réel du terrain. Cette vision est nécessaire pour faire le lien avec la planification : zones prêtes à démarrer, encombrées ou en cours de travaux par tel et tel corps d’états. Le faire vierge de toute information (le matin avant l’embauche des compagnons) permet de porter un regard neutre sur l’exécution des travaux et d’avoir une vision d’ensemble plus large en non focalisée sur certains éléments portés à la connaissance du pilote.
- Le planning : Le planning est la référence de l’avancement. Au regard de celui-ci, il est indispensable d’avoir conscience des tâches qui doivent être planifiées. Cela permet d’avoir un regard critique vis à vis de la planification qui va être programmée. Une bonne connaissance du planning est donc requise.
Le planning géo-temporel par séquence et par tâche (ou chemin de fer)
Last planner System : conditionner les participants
Jour J, les acteurs sont en salle de pilotage, les supports de planification sont prêts à être utilisés. En préambule de l’animation, conditionner les acteurs avec les attitudes fondamentales à tenir lors de l’exercice est une phase incontournable de cadrage.
Deux actions essentielles à retenir sur le last planner system:
Etablir des règles, pour se donner un cadre et pour permettre à la routine de s’exercer correctement. Ces règles simples s’appliquent à tout type de réunion :
- Se fixer une date et une heure de rendez-vous hebdomadaire fixe pour permettre de s’organiser à J-1
- Arriver à l’heure, l’exercice ne pouvant s’accomplir que si l’ensemble des participants sont présents
- Se fixer une durée maximale : 1 heure pendant laquelle il faudra maintenir l’attention de tous
- Couper tous les téléphones pour éviter les pertes d’attention et maintenir l’implication des acteurs
Rappeler le déroulement de la routine afin que chacun de comprenne comment et quand il doit interagir. En particulier cela permet :
- D’introduire à tout moment de nouveaux participants
- De mettre à l’aise l’auditoire sur les questions posées concernant les engagements non tenus. Rappelons que les failles d’une organisation se situent dans le système qui l’entoure (process, méthodes, outils) et non chez les individus qui n’ont pu réaliser les tâches
Animer la planification collaborative
En introduction au lancement de l’animation, il faut remettre les participants dans le contexte actuel du chantier. Pour cela, on rappelle les principaux sujets traités ou en cours de traitement ainsi que les échéances de travaux importantes à venir.
Véritable continuité du conditionnement, cette introduction donne tout son sens aux participants qui voient quels sont les effets des informations qu’ils fournissent et comment peut être orientée la planification (Exemples : nouvelles zones libérées, approvisionnements à venir, nouvelle procédure de mise à disposition d’un monte-charge, etc…).
Une fois l’animation débutée, le pilote veillera :
- A marquer les étapes de l’animation pour que chacun puisse identifier dans quelle phase il se situe et son rôle à jouer
- A ne pas laisser s’exposer trop longuement des sujets techniques individuels qui ont leur place en réunion de chantier
- A reporter toutes les informations sur les différents supports (tableau des causes racines, tableau des points bloquants, indicateur de promesses tenues, nombre d’engagements pris)
Clôturer la planification, et anticiper les étapes suivantes
Une fois la planification terminée, commence alors réellement la valorisation des informations prises. Cette étape ne doit en aucun cas être survolée car elle est le fruit du travail de planification collaborative. C’est la mise en place d’actions correctives aux problèmes identifiés sur le terrain qui va permettre d’améliorer la production du chantier en coût, qualité, et délai. 2 actions majeures à dérouler :
Conclure et faire une synthèse orale à tous les participants sur :
- le contenu des engagements pris sur la semaine à venir (quoi, où, quand), en particulier si des travaux de plusieurs corps d’états s’enchainent dans une même zone à la journée près
- les actions majeures (démarrage, approvisionnement) identifiées à S+1 et plus
- les problématiques majeures mises en avant
- le prochain rendez-vous : maintenu ou pas, la présence des acteurs essentiels
- Cette conclusion permet de sceller les orientations prises sur la semaine de travail à venir.
Reporter après et hors séance
- Prendre une photo de la planification établie pour un traitement des informations (compte rendu, ou pointage planning)
- Cibler les informations importantes à traiter (tableau de points bloquants, diagramme de Pareto)
- Etablir un plan d’action (reporting d’informations en réunion de chantier, désignation de pilotes des actions à mettre en oeuvre)
Ce report c’est la valorisation des informations captées et la valeur ajoutée de la démarche.
Le last planner system en bref :
- La préparation du last planner system : Véritable mise en condition du pilote, cette phase donnera crédit et pertinence aux orientations qu’il prendra dans la conduite de la routine
- La conviction et l’empathie : L’animateur ou le pilote de ce rendez-vous est le moteur de la démarche. C’est lui qui donne le rythme, qui brise la glace, qui identifie et mesure l’importance des problèmes, qui représente la démarche. La participation reflétera son implication. Il devra également se mettre à la portée de ses interlocuteurs et comprendre leurs problématiques en les sollicitant et en leur posant les questions liées à leurs activités
- Le reporting : Faire interagir les compétences des acteurs qui gravitent autour d’un projet, c’est assurer la diffusion des bonnes informations aux bonnes personnes
- Le secret du travail en équipe : avant tout rassemblement pour être efficace et maintenir un bon niveau de collaboration, du café chaud, des pains au chocolat sortis du four à partager