En 2017, alors que TRELLO existe depuis 6 ans, je découvre cette application au travers du fonctionnement interne de mon entreprise. A cette époque, mobilisé sur des changements professionnels, je suis sceptique. J’y vois surtout un nième outil numérique redondant qu’il va falloir prendre en main sans comprendre sa réelle valeur ajoutée.
A force d’utilisations et de tutoriels visionnés, je découvre un outil plein de ressources destiné à faciliter la gestion de projets. Je me lance alors dans son introspection afin, qui sait, d’étendre son application dans mon quotidien.
Les premières interrogations fusent : Où placer la valeur ajoutée d’une telle application ? Quels usages concrets puis-je en faire ? Cet outil peut-il vraiment trouver sa place dans le secteur du bâtiment ?
Méthode agile Kanban
En prérequis de cet article, familiarisons nous avec le terme « Kanban » !
Sans rentrer dans les détails de son étymologie et avant d’en proposer une définition, voici ci-dessous un exemple de la méthode agile Kanban que nous avons tous un jour mis en œuvre ou imaginé pour la gestion d’un flux de tâches.
En partant du postulat que sur chaque fiche une tâche est rédigée, ce visuel indique exhaustivement 3 états :
- Ce qu’il reste à faire.
- Ce qui est en train d’être fait.
- Ce qui est terminé.
Associé à cela, un management visuel nous donne des informations sur les tâches affichées. Par exemple : en jaune les tâches sont à traiter par Jean, en rouge par Matthieu et en bleu par Julien.
Au fur et à mesure de leur accomplissement, ces tâches passent d’un état initial (à faire) à un état final (fait) en passant par un processus (en cours).
Voici donc ce qui pourrait être une brève définition de la méthode agile Kanban, outil majeur du Lean Construction.
Système visuel de gestion de la production indiquant à tout moment l’état des processus
Plus le système est spécifique, plus sa représentation se densifie en fonction des informations que l’on veut véhiculer et des processus que l’on doit piloter.
Quoi qu’il en soit, le but recherché est toujours le même :
- Définir tout ce qui doit être fait.
- Enclencher tous les processus de production aboutissant à une réalisation maîtrisée dans les critères définis.
- Retranscrire visuellement ce système avec toutes les informations nécessaires pour la contribution de chacun.
TRELLO
Quel lien avec TRELLO ?
TRELLO, est d’une solution numérique ayant pour objectif de pouvoir représenter n’importe quel système de la méthode agile Kanban pour le piloter.
Le cas échéant, vous pouvez apprendre son utilisation basique grâce à ce court tutoriel :
https://www.youtube.com/watch?v=zMRzS2tA0ic
Les fondements de TRELLO sont :
- Les « tableaux » représentant les « systèmes » Kanban à piloter.
- Les « listes » matérialisant les « processus » du système.
- Les « cartes » symbolisant les en-cours de « tâches » à traiter. Elles transitent par les processus.
- Les « attributs » personnalisables des cartes permettant de représenter les particularités de chaque système.
Bien ! Et maintenant ?
Quels réels bénéfices à tirer du Kanban en lui-même et de sa numérisation via TRELLO ? Que puis-je adapter efficacement au secteur du bâtiment ?
Ces questions alimentant des besoins directs d’expérimentation, j’ai initié, piloté, et contribué à l’usage de systèmes Kanban via TRELLO appliqués à des contextes de production pour le bâtiment.
Atouts de la méthode agile Kanban via Trello
Des fonctionnalités efficaces, personnalisées et partagées
D’un point de vue fonctionnel, TRELLO atteint son objectif de modéliser tout type de système de production Kanban grâce à son concept épuré (tableaux, listes, tâches, attributs) et gratuit pour ses basiques.
Les attributs des cartes permettent une personnalisation très efficace (Check-lists, pièces jointes, étiquettes de couleurs, commentaires, échéances, etc…).
Des « extensions », gratuites et/ou payantes, répondent à des besoins particuliers. Il ne faut d’ailleurs pas hésiter à souscrire à ces services, beaucoup d’entre-eux utilisent la formule « sans engagement » permettant ainsi une résiliation immédiate.
L’application mobile relaye la plupart des fonctionnalités pour un usage terrain adapté : L’utilisation est simple. Créer une tâche et la basculer d’une liste à l’autre est intuitif et ludique.
Enfin, les tableaux sont partageables auprès des utilisateurs possédant un compte TRELLO. Comme pour des fichiers, le cadre d’autorisation des tableaux est à bien définir pour chaque utilisateur concerné (lecture seule, modification autorisée, possibilité d’ajout de collaborateurs).
Un pense bête complet pour maîtriser la production
Lorsqu’un système de production évolue, la personne en charge de son suivi doit pouvoir reporter efficacement :
- Ce qui a été fait, à quel moment, avec quelle qualité.
- Ce qu’il faut prioriser en production en fonction du contexte.
- Ce qui reste en suspens et quand cela doit être relancé.
Quand ce système évolue trop vite, on peut rapidement être dépassé et ne plus savoir où il en est :
- Est-ce que cette tâche est réalisée ?
- Quand et par qui cela a-t-il été fait ?
- Quels sont les paramètres de production : cadences ? qualité ?
Des questions qui, sans réponse précise et vérifiée, sèment le doute et altèrent à juste titre la confiance de tous (clients, opérateurs, hiérarchie).
C’est bien là que TRELLO rend la masse d’informations à traiter, synthétique, visuelle et pertinente sur un support numérique agile. En particulier :
- Chaque action réalisée sur les cartes est tracée. Cela permet ainsi de mesurer les délais de traitement, de répertorier le respect d’échéances, de figer un état, etc…
- L’évolution permanente permet de comprendre l’inertie du système, de traduire les problèmes générés, et de voir l’avancement des objectifs.
- L’exhaustivité des tâches à traiter et son contenu permet de prioriser et de ne rien omettre dans le flux de production.
Quelques témoignages :
« A la fin de la journée, je pointe ce qui a été fait, je vois le travail accompli et ça fait du bien, je vois que ça avance «
« On sait exactement ce qui est fait, en cours et à venir et les problèmes liés à la production sont ailleurs et identifiés »
« Au moins je n’oublie rien, ça me soulage vraiment »
Un déclencheur numérique puissant
Au-delà de ses fonctions principales, TRELLO peut également servir de déclencheur.
Voici un exemple caricaturé :
Au sein d’une entreprise de construction, une affaire se clôture grâce à l’obtention d’un procès-verbal de réception de travaux. Cet évènement déclenche l’envoi d’un questionnaire de satisfaction. Cet envoi ne prend que « quelques secondes », il suffit de rédiger un mail aux bons interlocuteurs en joignant ledit questionnaire. Les résultats attendus sont importants pour l’amélioration de cette entreprise qui a basé sa stratégie sur une écoute client attentive. Malheureusement, l’opérateur en charge de cette action est, le jour où il prend connaissance de l’information, mobilisé sur d’autres actions prioritaires. L’envoi ne se fera pas ou se fera plus tard si, peut-être, un autre déclencheur viendra relancer l’action.
Dans cet exemple précis l’exécutant n’a pas de valeur ajoutée à réaliser cette tâche. Néanmoins, la charge lui incombe, celle-ci ne prenant que « quelques secondes ».
Oui mais, en raison d’une gestion des priorités toujours plus exacerbée, cette multitude de petites opérations n’ont pas d’intérêt à court terme et donc sont relayées au second plan « si on a le temps ». Pire, elles sont parfois répétées x fois sans être relayées d’un processus à l’autre alors que le besoin est là (Par exemple : La saisie exhaustive des adresses mail clients destinataires du questionnaire). On est en plein gaspillage d’énergie et de temps.
TRELLO permet de déclencher automatiquement des actions de ce type. Couplé à l’application ZAPIER qui sert « d’automate », TRELLO agit en tant que « déclencheur » d’actions ou réagit sur d’autres applications déclenchantes.
Dans notre exemple, on peut assimiler le système de production au traitement des affaires depuis leur vente jusqu’à leur archivage. Les tâches à traiter sont donc les affaires et les processus sont les stades suivant lesquels les affaires évoluent : Transfert, préparation, exécution, réception, archivage. Lorsque l’affaire passe du processus réception au processus d’archivage grâce à l’obtention du PV, cette action peut alors déclencher l’envoi automatique du questionnaire par mail aux destinataires clients du projet. TRELLO est ici le déclencheur.
ZAPIER automatise de nombreuses applications devenues courantes (GMAIL, GOOGLE SHEET, etc…) dont TRELLO. Ainsi de nombreuses tâches sans valeur ajoutée peuvent être exécutées grâce à des déclencheurs qui contribuent donc soit à rendre le pointage du système efficient, soit à alimenter son contenu en fonction des évènements.
Fausses routes
Même si les points positifs sont éloquents, 2 points essentiels font systématiquement surface.
Le collaboratif faiblement dynamisé
On pourrait dès lors penser qu’un environnement structuré dans TRELLO favorise le travail en collaboration.
Malheureusement cette facette reste difficile à fédérer via TRELLO dans la mesure où l’on se trouve en face d’un écran. Même si les interlocuteurs reçoivent des notifications, ce n’est pas un vecteur de performance collective. En effet, les notifications dépendent trop de l’instant où on les reçoit, de leur nombre, de leur interprétation, etc….
Pour recentrer les priorités et aligner les actions de tous, il n’y a rien de plus pertinent qu’un rassemblement physique autour du support pilotage induisant de la communication autour des priorités communes.
TRELLO aide un processus déjà défini
Une autre erreur serait de penser que le simple fait de créer un tableau sur TRELLO va aider à la modélisation d’un système Kanban et à le faire fonctionner.
NON ! Le système en place ou préconçu n’est pas amélioré par la mise en place de l’outil. Un mauvais processus numérisé restera un mauvais processus.
En effet, comme toujours l’outil vient en support d’un fonctionnement en place. Il ne résout « que » le problème de forme.
2 aspects essentiels avant de vous lancer sur TRELLO :
- Modélisez les processus du système que vous voulez piloter : Cette première vision délimite l’état initial, l’état final et dénombre les processus.
- Impliquez les usagers de l’outil dans cette modélisation : Ce travail identifie singulièrement le contenu de chaque processus et prépare au fonctionnement Kanban.
Applications dans le bâtiment
A première vue, les schémas à transcrire ne sont ni intuitifs ni nombreux. Puis, lorsqu’on regarde de plus près, on trouve vite des pistes.
Finalement en seulement 9 mois, voici la liste de systèmes Kanban de ce que j’ai pu mettre en place :
- Gestion d’un suivi affaires pour un conducteur de travaux de second œuvre.
- Suivi de planning de chantier
- Gestion des levées de réserves OPR
- Suivi d’avancement travaux dans des logements
- Suivi d’avancement travaux pour une entreprise de clos couvert
- Mise à jour visuelle de l’état des zones de chantier
- Gestion de la production et comptabilisation des heures chantiers
Il faut donc prendre l’habitude de raisonner en processus, le bâtiment s’y prête alors intégralement.
Pour conclure sur cette méthode agile Kanban
TRELLO est un excellent outil de reporting permettant de capter et de retranscrire beaucoup d’informations.
Associer à un automate comme ZAPIER il permet de traiter ces informations pour fluidifier la masse de travail et faciliter la prise de décisions.
C’est également un recueil de bonnes pratiques ou pense bête qui modélise comment doivent se faire les choses. Il permet de garantir une qualité de travail. Il favorise les meilleures conditions d’interventions.
Attention au calibrage des projets : Trop de cartes (max 100), trop de listes (max 12), trop d’utilisateurs (max 15) peuvent rendre le tableau dense et indigeste. Il faut dès lors multiplier les tableaux pour gagner en clarté.
TRELLO est un bon outil de gestion personnel applicable au Lean construction. Collectivement il trouve rapidement ses limites par nature. Un relai via un support physique permettra des rassemblements hebdomadaires et garantira une bonne communication.
Les applications dans le bâtiment ne manquent pas et chacun peut y trouver son compte. Il suffit parfois juste d’essayer.
A vous de vous faire votre propre avis maintenant.